Warum es sich für unabhängige Vermögensverwaltungen lohnt, den Aufnahmeprozess zu digitalisieren – auch wenn man zunächst nur mit dem Kern beginnt, und warum der persönliche Kontakt dabei nicht verloren geht.
Formulare ausdrucken und unterschreiben lassen: So sieht im Regelfall noch immer der Start in eine unabhängige Vermögensverwaltung aus. Im Alltag ist für Kundinnen und Kunden vieles längst digital, vom Girokonto bis zum Behördengang. Da wirkt ein papiergebundener Einstieg in eine langfristige Geschäftsbeziehung zunehmend aus der Zeit gefallen.
Wir beschäftigen uns seit einiger Zeit intensiv mit der Umsetzung von digitalem Onboarding. Eine wichtige Erkenntnis vorweg: Entscheidend ist, überhaupt damit anzufangen – und zwar Schritt für Schritt.
Digital, aber nicht anonym
Uns geht es dabei nicht um anonyme Online-Abschlüsse. Bei uns werden Kunden in der Regel nicht über ein Online-Formular zu Kunden. Vorher haben persönliche Gespräche stattgefunden, und auch das Onboarding selbst sowie die Identifizierung erfolgen im Regelfall persönlich im Beisein des Vermögenspartners. Unser Ansatz lautet: „Ob wir die Richtigen für Sie sind, können wir nur zusammen im persönlichen Gespräch herausfinden.“
Digitales Onboarding soll diesen Ansatz nicht ersetzen, sondern unterstützen: Die Formalitäten laufen digital, die Beziehung bleibt persönlich.
Was ein papierloser Prozess bringt
Für Kundinnen und Kunden
- Passt zur Erwartung. Wer im Alltag digital unterwegs ist, erwartet das auch von seiner Vermögensverwaltung. Für die digital aufgewachsene Generation, die Vermögen aufbaut oder erbt, ist das oft eine Grundvoraussetzung.
- Mehr Raum für das Gespräch. Im gemeinsamen Termin steht der Austausch im Mittelpunkt, nicht das Ausfüllen von Formularen. Geführte Eingaben und Pflichtfelder helfen zudem, dass von Beginn an alles vollständig ist.
- Schneller. Postlaufzeiten und Nachforderungen werden reduziert.
Für das Unternehmen
- Effizienz. Strukturiert erfasste Daten erleichtern die Weiterverarbeitung und können manuelle Routinearbeit verringern. Das schafft Zeit.
- Nachvollziehbarkeit. Ein digitaler Prozess kann sicherstellen, dass erforderliche Angaben und Dokumente vollständig vorliegen – hilfreich für Compliance, Geldwäscheprävention und Revision.
- Sicherheit. Verschlüsselte Übertragung und klare Zugriffsrechte lassen sich in der Regel besser steuern als Papierakten und E-Mail-Anhänge.
- Zukunftsfähigkeit. Standardisierte Prozesse lassen sich leichter erweitern und auf weitere Gesellschaften übertragen.
Mit dem Kern beginnen, Grundstock legen
Die Vorstellung, ein digitales Onboarding müsse von Beginn an perfekt sein – vollständig automatisiert, überall angebunden, für jeden Sonderfall gerüstet –, hält manche davon ab, überhaupt zu starten. Wir halten das für den falschen Maßstab. Sinnvoller ist es, zunächst den Kernprozess zu digitalisieren: die Schritte, die jeden Kunden betreffen und heute am meisten Papier und Zeit kosten.
Ein solcher erster Schritt schafft einen Grundstock. Man sammelt echte Erfahrungen, erkennt, wo Mitarbeitende und Kundschaft Unterstützung brauchen, und kann gezielt weiter optimieren – etwa beim Komfort, bei Sonderfällen oder bei der Verzahnung mit bestehenden Systemen. Wer wartet, bis alles perfekt ist, sammelt in dieser Zeit weder Erfahrung noch Nutzen.
Worauf man achten sollte
- Persönlichkeit bewahren. Nicht jeder Kunde ist gleich digital-affin. Die Technik soll die persönliche Beratung unterstützen und niemanden überfordern.
- Regulatorik. Gehört von Anfang an mitgedacht.
- Qualität. Eine umständliche digitale Strecke frustriert mehr als ein Papierformular. Verständliche Führung und gründliches Testen sind deshalb kein Beiwerk.
Für Unternehmen, die sich uns anschließen
Wer sich der PROAKTIVA anschließt, kann von den digitalen Lösungen die wir entwickeln profitieren. Eigenständige Töchter unterstützen wir per Know-how-Transfer bei der eigenen Umsetzung. Dabei hilft es, auf vorhandenen Erfahrungen und Bausteinen aufzusetzen, statt jeden Schritt neu zu entwickeln – denn jede neue Strecke will gründlich für ihren Zweck durchdacht und getestet sein.
Fazit
Digitales Onboarding muss nicht von Anfang an alles können, aber es lohnt sich zu beginnen. Ein digitalisierter Kernprozess entlastet Kunden und Team schon heute, bildet die Basis für alles Weitere und lässt mehr Raum für das, worauf es bei uns ankommt: das persönliche Gespräch.
Möchten Sie wissen, wie das für Ihre unabhängige Vermögensverwaltung aussehen kann? Sprechen Sie uns gerne an.